Prodoctivity on the cloud

Una Herramienta pensada para Empresas de seguros. Bancos Comerciales. Bufetes de abogados. Detallistas. Consultorios médicos. Universidades. Público en General.


La Solución

  • Ambiente de operación totalmente basado en la web
  • Cero costos de instalación y configuración de ambiente operativo
  • No requiere infraestructura, disponibilidad 24/7
  • generación y almacenamiento de documentos en la nube
  • Acceso a todos sus documentos en cualquier momento
  • Bajo costo por usuario
  • Mas producción en menor tiempo con el mismo personal
  • Control de versiones
  • Auditoria
  • Gestión de seguridad de usuarios
  • Gestión de Workflow y carga de trabajo.

Prodoctivity On the Cloud

Es un aplicación de gestión de documentos en la web, donde sin necesidad de instalar ningún software, el usuario podrá generar documentos a partir de una plantilla, completar tareas asignadas, realizar búsquedas abiertas, versionar documentos almacenados en el repositorio central, entre otras cosas.

Búsqueda abierta de documentos.

Esta funcionalidad le permite realizar una búsqueda abierta por los datos variables del documento.

Creación de documentos

Podrá crear múltiples documentos a partir de un formulario o template. Estos formularios estarán disponibles para los usuarios de acuerdo a los permisos asignados a él.

Además dicho formulario consta de ciertas funcionalidades que le permitirá al usuario completar la información y crear el documento de forma eficiente y rápida, aún sin conocer el documento y las reglas de negocio. Entre estas se encuentran: Autocompletar, Revisión de ortografía, descripción de los campos e instrucciones

Configurador

Usuarios con experiencia en sus respectivas áreas de negocio, configuran y dan mantenimiento a las plantillas. En un ambiente intuitivo, guiados paso a paso por asistentes de configuración o wizards, serán capaces de:

  • Configurar Plantillas
  • Aplicar Controles de Seguridad
  • Autorizar la utilización de las mismas
  • Establecer vigencia de Uso

Administración de Repositorio

Toda la información del sistema es almacenada en un repositorio centralizado que gestiona:

  • Seguridad de acceso, basada en perfiles de usuarios.
  • Manejo de librería (check-in / Check-out)
  • Control de versiones
  • Anotaciones
  • Recordatorios
  • Mensajería
  • Flujos de procesos

Sistemas de Línea de Negocios

Facilidad para generar documentos directamente desde sistemas financieros (ERP), de Recursos Humanos, de facturación, de servicio a clientes (CRM) o de cualquier otro sistema que la organización utilice en sus operaciones ordinarias.

Procesamiento Masivo

Facilidad para generar documentos o grupos de documentos de manera masiva y desatendida. El pedido de gene- ración en este caso no es Ad-Hoc. Imagine que se requiere distribuir una comunicación a un número importante de clientes, entonces para ello se utilizaría el Procesamiento Masivo.

Actividades

En este panel, podrá ver las actividades realizadas más recientes.

Usuario Web

Sólo necesita un browser y no requiere MS Office. Se autentica con usuario y clave, y puede acceder a las funciones autorizadas, y según los privilegios:

  • Selecciona plantilla y genera documentos
  • Aplica control de calidad
  • Aprueba documento
  • Libera documentos para su utilización en función de negocio

Mensajes

Recibir mensajes de otros usuarios a través de ProDoctivity

Reportes

Estarán disponibles los reportes de auditoría, dependiendo de los permisos del usuario.

Consultas de Documentos

Mediante el panel de consultas podrá recuperar cualquier tipo de documento que se encuentre disponible en el sistema, a través de la búsqueda abierta y la consulta por notas.
ProDoctivity le mostrará un listado de documentos que coincidan con su criterio de búsqueda y usted podrá visualizarlos en pantalla y realizar algunas acciones con los mismos, como editar, ver las propiedades, agregar notas, entre otras.

Panel de Tareas

En esta sección se visualizan las tareas abiertas pendientes de ser trabajadas. Una tarea, no es más que la asignación de creación, revisión y/o generación de un documento.
Desde este panel de tareas el usuario podrá reclamar una tarea no asignada o aquella tarea que el mismo inició a salvar trabajo en proceso.

Configuración de Diálogos

El wizard de configuración de diálogos, consiste en la organización de los marcadores o campos de una plantilla, la configuración de los conectores de datos y las dependencias. Usted podrá agrupar los marcadores en secciones y páginas, al igual que esconder o mostrar los campos según apliquen y configurar el auto llenado de los mismos, de modo que le haga sentido lógico al usuario que debe completar el formulario web.

Conectores de Datos

Los conectores de datos nos permiten vincular la información almacenada en la base de datos de la empresa con los datos solicitados en el formulario web durante el proceso de creación de documentos. De esta forma, podemos poblar automáticamente los campos de un formulario o plantilla utilizando la información existente.
ProDoctivity le permite configurar conectores utilizando diferentes estándares de conexión a fuentes de datos, como son:

  • ODBC
  • OLEDB
  • SOAP

Generación Masiva

Este modulo del sistema le permite configurar listas de distribución a medios electrónicos. Usted podrá generar cientos o bien pueden ser miles de documentos utilizando una plantillas y un set de datos, y luego enviarlos por fax, email, a impresión, entre otros; mediante un proceso automático de lotes, Distribuciones La generación masiva de documentos tiene varios medios disponibles para la distribución de los documentos generados. Esos son:

  • ProDoctivity
  • Disco
  • Email
  • Fax
  • Impresión

WorkFlow

WorkFlow

El propósito de los sistemas de flujo de trabajo, es acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo. ProDoctivity Web, le ofrece un módulo de configuración de flujos de trabajo, donde usted podrá definir las colas de trabajo y el flujo de revisión y aprobación de las tareas.

Los sistemas de flujo de trabajo facilitan la automatización de los flujos de trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de acuerdo con ayuda de nuevas estrategias.

Caracteristicas

  • Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información.
  • Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos.
  • Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.
  • Facilitar la movilidad del personal.
  • Soportar procesos de reingeniería de negocio.
  • Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución.

Este flujo de trabajo se utiliza para la asignación de tareas de generación de documentos. En el workflow de generación de documentos, el usuario podrá:

  • Salvar trabajo en proceso.
  • Crear flujo de trabajo (Workflow), para la creación, revisión y aprobación de sus documentos.
  • Ver y recuperar sus tareas asignadas (workflow de generación de documentos).
  • Comentar una tarea
  • Devolver Tarea
  • Reasignar Tarea

Se realizan las mismas acciones que en el workflow de generación de documentos, pero en este caso se aplica para las tareas de configuración de los formularios o plantillas de documentos.